En esta edición ...

Editorial, por Gabriel Díaz
Artículo: Logística y Mercadeo, por Luis Aníbal Mora G.
Artículo: ¿Benchmarking en centros de distribución?, por Rafael Marín Vásquez
Artículo: Los Negocios Digitales Internacionales (ie-business), por Jorge Gómez
Tecnologística: ¿Por qué implantar un WMS? por Angella Baptista
Tips Logísticos: Factores Clave para Construir un Almacén, más ...

¿BENCHMARKING EN CENTROS DE DISTRIBUCION?

Efectivamente, aunque no sea normal hablar de benchmarking en áreas diferentes a mercadeo y ventas, es perfectamente lógico además de conveniente, mirar las áreas productivas y de servicio con esta misma lupa.

Compararse con el estado ideal, querer imitar al mejor, asegurar las mejores prácticas y sobresalir en el medio no es otra cosa que buscar la competitividad. El secreto esta en no hacer locuras en la búsqueda de este propósito, para ello es necesario partir de reconocer el papel del centro de distribución en el contexto de la empresa.

Ser benchmarking en centros de distribución debe partir de una premisa fundamental, el concepto de rentabilidad. En efecto, no se puede concebir un área de servicio competitiva si no es rentable y en este caso que se trata del almacén de la empresa o del centro de distribución, la tarea es más urgente aún en nuestro medio.

Es normal encontrar empresas que conviven con altos costos de manejo de inventarios, de ineficiencias en este proceso y de asumir reprocesos continuos por falta de planeación y de estandarización.

Como no es usual conocer internamente la rentabilidad de un área de servicio a menos que se siga el costeo ABC, evaluaremos este concepto en términos del aporte que realiza el centro de distribución a la rentabilidad de la compañía. Para ello se presentan 4 conceptos claros de rentabilidad.

1. BAJO NIVEL DE INVENTARIOS

La misión que tiene el centro de distribución en este elemento es determinante, si bien la política respecto al nivel de inventarios es dirigida por las áreas logísticas de la empresa, podría pensarse que no se tiene injerencia en este asunto, pero la realidad muestra que un centro de distribución puede aportar con una información confiable y tomando un papel protagónico en la depuración de obsoletos y excesos de inventario.

Si no se tiene una información confiable, es decir, si las cifras de inventario no son reales, en todas las áreas de la empresa verán información errada y por consiguiente se tomarán malas decisiones. Es frecuente ver empresas con excesos de inventario de referencias que el sistema ordenó comprar, pero que luego descubrieron existencias en el almacén.

En cuanto a la depuración de obsoletos, el papel del centro de distribución no puede ser pasivo a la espera que las áreas de logística y mercadeo encuentren destino a los productos inactivos. Por el contrario, se debe estar actualizando permanentemente este inventario, participar en la generación de ideas que permitan una evacuación efectiva, muchas veces en el ambiente de centros de distribución se maneja información que puede ayudar a salir de los obsoletos pero por falta de comunicación y a veces de liderazgo, se pierden estas oportunidades.

2. OPTIMIZACION DE RECURSOS

Más que un aporte a la rentabilidad de la empresa, optimizar los recursos de mano de obra, instalaciones y equipos es una obligación de los centros de distribución. No es pequeño el presupuesto que se dedica anualmente para estas funciones, y la administración efectiva es una condición para la rentabilidad.

El término optimización no solo se refiere a dar el mejor uso a lo que se tiene, sino en tener exactamente lo que se necesita. Me refiero a tener las instalaciones adecuadas para que el flujo del proceso sea eficiente, a adquirir los equipos indispensables para cada labor, algunas veces las empresas se resisten a invertir en elementos para manipulación de materiales e información sin darse cuenta que los están pagando sin tenerlos.

3. REDISEÑO DE PROCESOS

Siguiendo la misma dirección del elemento anterior de optimización, se debe revisar permanentemente el estado de los procesos del centro de distribución. Sólo se requieren tener los tres macroprocesos bajo control para asegurar el éxito en este sentido. Se trata de los procesos de recepción de mercancía, almacenamiento y despacho de productos bien sea a las plantas de producción o a otros almacenes. Para ser benchmarking se deben tener procesos cortos, transparentes y sin muchos controles, estos desvían la atención y dejan ver una forma envejecida de afrontar los problemas, se debe entonces hablar de certificación que reemplaza toda la serie de controles que no agregan valor.

Todo proceso debe tener un producto claro y definido, se debe preparar al personal a pensar en términos de producto y no de proceso, para todos debe ser claro que el centro de distribución existe para cumplir el compromiso de la empresa de dónde, cuándo y cómo entregarle el producto al cliente.

4. DISMINUCION DE TRAMITES Y PAPELERIA

No se puede hablar de rentabilidad, de eficiencia y de velocidad, sin tener presente la tecnología. Una forma evidente de participar en la rentabilidad de la compañía es tener un centro de distribución sin formatos que llenar, sin esperas que seguir y oportuno en el servicio.

En el contexto del rediseño de procesos, se debe incorporar el componente tecnológico adecuado para acortar el ciclo. Se requiere mucho cuidado en este punto porque la tecnología por si sola no es una solución, en muchos casos, mal aplicada empeora el servicio y se pierde la inversión.

La experiencia esta mostrando que la palabra clave en este tema es "comunicación", invertir en tecnología de comunicación, EDI (Intercambio Electrónico de Documentos), código de barras, Radiofrecuencia, WMS (Manejo inteligente de Almacenes), Internet, son algunos ejemplos que tienen hoy empresas exitosas y que han logrado constituir centros de distribución que realmente aportan al negocio.

Es importante entender el nuevo papel de los centros de distribución, ya no se trata de las antiguas bodegas donde reposaba la mercancía, se trata de centros de flujo dinámico de productos, donde se realizan funciones complejas con el fin de darle velocidad al inventario.

Es en los centros de distribución donde además de las plantas de producción, se tiene mayor responsabilidad sobre la calidad del producto y donde se genera la mayor cantidad de información para la empresa, para los proveedores y para el cliente.

CONCLUSIONES

Finalmente, tratar de ser benchmarking en centros de distribución, de compararse con el mejor, de buscar la excelencia y el cambio, puede que no sea una estrategia para estar a la moda, es muy posible que signifique la continuidad en el futuro no solo para el almacén sino también para la empresa, muchas se han desangrado por ahí, es necesario prestarle atención y debemos recordar que lo que hoy pensamos que lo hacemos bien, mañana será obsoleto.

Autor: Rafael Marín Vásquez.
Director de Logística
Novaventas

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